| آموزشي و تبليغي: ارتباط موثر چيست؟ | |||
|
|||
| 1- ارتباط چیست؟ ارتباط یعنی یک روند مداوم از تبادل اطلاعات، عقاید و تجربیات که میان افراد و گروه ها برای رسیدن به درک مشترک و تفاهم رخ میدهد. در فضای کاری سازمانهای غیردولتی، ارتباط به معنای یک رابطه ساده نیست، بلکه مفهوم آن از یک رابطه ساده فراتر میرود و در واقع ارتباط موثر به معنای ایجاد یک روند (نه یک اتفاق) مداوم (و نه پراکنده) از تبادل اطلاعات، عقاید و تجربیات (مفید و نه غیر مفید) است که میان افراد از گروه های مختلف یا میان گروه ها رخ می دهد اما همین فرآیند باید با یک هدف، یعنی رسیدن به درک مشترک و تفاهم همراه باشد. چون در این فرآیند تبادل عنصر مهمی است، ارتباط دیگر فقط یک فرستنده و گیرنده و یک پیام ندارد بلکه مکانیزمی است که در آن ابزار ارتباط (یا فضای رسانه ای ارتباط) و بازخورد (واکنش گیرنده پیام) نیز اهمیت می یابد و در این صورت اجزاء اصلی ارتباط شامل پنج عنصر فرستنده، گیرنده، پیام، ابزار ارتباطی و بازخورد می باشد. چند اصل را باید در این خصوص یادآور شویم: معنی ارتباط یعنی اینکه بتوانیم روی دیگران تاثیر بگذاریم. تمام اطلاعات را با پنج حس خود پردازش می کنیم. ما در دو سطح ارتباط برقرار می کنیم: خودآگاهانه و ناخودآگاهانه. چیزی به نام ناکامی و شکست در ارتباط وجود ندارد، فقط بازخورد ارتباط معنا دارد. آنچه را که از قبل می دانیم بسیار راحت تر می پذیریم. اگر کارهایی را که همیشه انجام می داده ایم باز هم انجام دهیم، همان نتیجه عاید ما خواهد شد که همواره عایدمان شده بود. 2- ارتباط در سازمان ساده ترین مفهوم ارتباط در یک سازمان در روابط این سازمان جلوه می کند. اما اگر کمی دقیق تر بنگریم متوجه خواهیم شد که ارتباط در سطوح مختلفی در یک گروه جاری است: •ارتباط بین افراد یک سازمان •ارتباط میان بخشهای یک سازمان •ارتباط میان یک گروه و گروه های دیگر •ارتباط میان یک سازمان و مردم •ارتباط میان بخشی میان سازمان ها •ارتباط میان یک سازمان و بخش خصوصی •ارتباط میان یک سازمان داخلی و سازمانهای خارجی •و ارتباط میان تمام ذی نفعان موضوع کار سازمان ... 3- ارتباط موثر برای یک سازمان چگونه محقق می شود؟ در یک سازمان مباحث بسیاری درباره چگونگی تحقق ارتباط مطرح است. اول اینکه آیا این سازمان دارای برنامه استراتژیک ارتباطی است یا خیر. ارتباط، زمانی مفهوم می یابد که شما پیامی برای انتقال داشته باشید. اگر پیامی موجود باشد (که لازم است ابتدا حتما دارای یک برنامه کاری برای تحقق یک هدف باشید) در این صورت بدانید که مخاطبان شما چه کسانی هستند و برای ترویج پیام خود یا کسب حمایت برای آن به چه ابزارهای ارتباطی نیاز دارید. در این صورت بتدریج بخشی از فعالیتهای روابط عمومی سازمان شما مشخص می گردد. امروزه بسیاری از سازمان ها به روش های نوین ارتباطی نظیر استفاده از ارتباطات اینترنتی روی آورده اند. این سازمانها باید دقت داشته باشند که استفاده از اینترنت منجر به از دست دادن آن دسته از مخاطبانی که از اینترنت نمی توانند استفاده کنند (به علت عدم دسترسی یا نداشتن سواد اینترنتی) بشود. اصولا به همین خاطر است که لازم است یک برنامه ریزی ارتباطی صورت گیرد تا دقیقا بدانید مخاطبان شما چه کسانی هستند و چگونه باید به آنها نزدیک شوید. برخی از محققان امروزه بر این باورند که ارتباطات زمینه اصلی تغییرات اجتماعی را پدید می آورد. این عده به این اصل اعتقاد دارند که هر گونه تغییر اجتماعی منوط به وجود سرمایه اجتماعی در یک کشور است و سرمایه اجتماعی متکی بر دو جزء اعتماد و شبکه های اجتماعی است. اما برای پدید آمدن یک شبکه اجتماعی، ارتباطات موثر یک اصل است. برای همین ارتباطات میتواند در خدمت تغییرات اجتماعی باشد. علاوه بر این ارتباطات در شرایط بحرانی می تواند بسیار موثر باشد. برای مثال در هنگامی که زلزله بم رخ داد، ارتباطات سازمانهای موجود در شهر تهران با هم باعث شد که براحتی بتواند ظرف یک روز یک ستاد بحران تشکیل دهند. وجود این ارتباطات موثر باعث شد که از دوباره کاری ها و موازی کاری ها جلوگیری شود و سازمانها بهتر بتوانند انرژی خود را صرف کمک رسانی به بازماندگان زلزله بم نمایند. سازمانها گاه از رسانه های ارتباطی برای پیشبرد پیام های ترویجی خود استفاده می کنند، گاه خود تبدیل به یک رسانه ارتباطی می شوند. این در حالی است که سازمان موفق شده است که یک فضای گسترده رسانه ای در درون و برون سازمان خود ایجاد نماید. در این حالت، این سازمان دارای ارتباطات افقی گسترده همراه با امکانات مختلف است و معمولا سازمانهای دیگر تلاش می کنند که از امکانات رسانه ای این سازمان استفاده نمایند. ارتباط موثر، یک مهارت فردی گوش دادن گوش دادن یک فرآیند شخصی است که بین دو یا چند طرف صورت می گیرد. این فرآیند ممکن است بر هر دو طرف اثر خود را بگذارد. شخصی که در حال گوش دادن است تحت تاثیر قرار می گیرد و مطابق با میزان شنیده های خود برداشتی از صحبتهای طرف مقابل خود می کند. البته کسی که در حال سخن گرفتن است نیز تحت تاثیر قرار می گیرد. به هر حال میزان تعامل میان دو این نفر به شنیدن بستگی زیادی دارد. برای همین است که گوش دادن میتواند یکی از اجزاء مهم مهارت ارتباط موثر باشد. همواره وقتی اطلاعاتی به مغز ما می رسد یا آنها را حذف میکنیم (چون نیازی به آنها نداریم)، یا آنها را تعمیم می بخشیم یا آنها را مطابق با آنچه نیاز داریم یا فیلترهایی که در مغز وجود دارد تحریف می کنیم. شکی نیست که ما نمی توانیم همه اطلاعاتی را که دریافت میکنیم در حافظه خود نگه داریم زیرا حجم این اطلاعات بسیار زیاد است. همچنین وقتی اطلاعاتی را دریافت می کنیم تلاش داریم که آن را با اطلاعات قبلی خود مقایسه کنیم و الگوهای تازه ای را ایجاد کنیم. همچنین مطابق با آنچه که در ذهن ما از گذشته یا در زمان ورود اطلاعات وجود دارد (نظیر تجربیات، زبان و فرهنگ، وضعیت خاص ذهنی ما در لحظه ورود اطلاعات، یا الگوی فکری ما) دست به تحریف اطلاعات بزنیم. این موضوعی است که ممکن است ناخودآگاه صورت گیرد. خوب است که یک شنونده فعال و آگاه، به دقت بر این فرآیند خودآگاه باشد. برای اینکه بتوانیم بهتر گوش دهیم لازم است که مهارتهایی را در خود ایجاد کنیم. ابتدا این پرسش را باید بپرسیم: آیا گوش دادن کار ساده ای است؟ اگر پاسخ شما "خیر" است، در این صورت شما نیازمند تمرین بسیار هستید. اما پیش از آنکه بخواهیم نکاتی را برای چنین تمرینی پیشنهاد دهیم خوب است بدانیم چه چیزهایی مانع از گوش دادن فعال میشود. گوش دادن نامنظم ممکن است بدانید که انسانها چهار بار سریع تر از صحبت کردن می اندیشند. یعنی اینکه وقتی شخصی در حال صحبت کردن است، دیگری قادر است در یک چهارم زمانی که نفر اول برای صحبت کردن صرف کرده است، صحبتهای او را بفهمد. اما ممکن است در این هنگام شنونده حواسش به مسائل دیگر پرت شود زیرا زمان کمتری برای گوش دادن صرف کرده است. اما به محض اینکه گوینده سراغ یک موضوع تازه برود، شنونده دوباره متوجه این سخن تازه شده و توجه خود را مجددا به گوینده جلب می کند. برای همین است که باید از خود بپرسیم در باره این سه چهارم وقت اضافه چه باید کرد؟ بهترین راه حل برای شنونده این است که آگاهانه متوجه این وضعیت ذهنی خود باشد و : -سه چهارم هر دقیقه را برای تجزیه و تحلیل آنچه را که دریافت میکند صرف کند. -تلاش کند که به چهره گوینده بنگرد بدون اینکه باعث ایجاد نگرانی گوینده شود. مانع دیگری که در گوش دادن بوجود می آید، برخی حرکات ناگهانی از سوی گوینده است. گاه وقتی گوینده در حال صحبت است، حرکتی از او سر می زند که باعث می شود که توجه شنونده به سوی این حرکت جلب شود. در مواردی برخی از کلمات گوینده اینچنینی هستند و باعث می شود که حواس شنونده پرت شود. یعنی کاربرد کلمه ای باعث می شود که یا احساسات ما جریحه دار شود یا معنای خاصی را در ذهن ما بوجود آورد یا از کلمات یا بیاناتی استفاده کند که با چارچوب ذهنی ما کاملا در تضاد باشد. به هر حال این موارد باعث می شود که شنونده نتواند روی مسئله متمرکز باقی بماند. اما گاهی پیش می آید که شنونده واقعا طوری رفتار می کند که در حال شنیدن است، اما واقعا چنین نمی کند و اصلا کلمات گوینده را نمی شنود. یکی از مواردی که باعث بروز چنین حالتی در یک شنونده میشود، این است که شنونده یک پیش داوری درباره گفته های گوینده میکند. در چنین وضعی در حالی چشمانش باز است و به گوینده خیره است، حواسش کاملا معطوف همان پیش داوری است که در ذهن دارد. گاه پیش می آید که گوینده متوجه حالت شنونده میشود و به محض اینکه متوجه می شود که شنونده به او گوش نمی دهد، ارتباط این دو دچار اختلال می گردد. در این حالت، باید تمرین کنیم که در هیچ حالتی تا پایان سخن گوینده، او را متوقف نکنیم. تلاش کنیم که کلمات او را تکرار کنیم، از پیش داوری پرهیز کرده و تا آنجا ممکن است تمام حواس خود را جمع گوینده کنیم. حتی در سخنان خسته کننده هم همیشه چیز تازه ای وجود دارد. اما مانع بعدی شنیدن، زمانی است که شنونده به رویا فرو می رود و در حالی چشمانش باز است و به گوینده خیره است یا به جای دیگری می نگرد، اما اصلا حواسش جمع مسائل مربوط به جلسه نیست و کاملا ارتباط قطع است. البته در این حالت بخصوص گوینده سریع متوجه این حالت شنونده می شود زیرا چشمان شنونده انگار یخ بسته است. در این جا نمی توان چیزی را توصیه کرد. حالتی دیگری که می توان متصور شد هنگامی است که انسان می شوند اما نمی فهمد، چرا؟ چون یا مسائل بسیار پیچیده است و ثقیل هضم است یا جوانبی دارد که شما از آن مطلع نیستید و لذا خوب نمی توانید موضوع را متوجه شوید، یا به دلایلی در جریان بخشی از صحبتهای طرف مقابل نبوده اید. به هر حال، باید اذعان کرد که چنین وضعیت هایی ناگزیر پیش می آید ولی پذیرش وضع موجود به معنای متوقف کردن خط ارتباطی است. باید از یکی از دو راه زیر استفاده کرد: -تلاش بیشتر برای فهم موضوع (اغلب این روش جواب داده است). -اگر فکر می کنید که تلاش بیشتر مغزی نمی تواند کمک شما کند، آنگاه باید گوینده را متوقف کرد و از او درباره منظور و مقصودش یا معانی برخی کلمات پرسشهایی را سئوال کرد. در این کار نباید مکث کنید. بی فایده است که به سخنان یا موضوعات پر از ابهام گوش داد. گاهی با یک پرسش، کاملا متوجه خواهید شد که موضوع در چه موردی است یا پیچیدگی موضوع رفع خواهد شد. دقت داشته باشید که: 1- مهارت گوش دادن فعال باعث می شود که بویژه جوانان احساس کنند که حرفهای آنها شنیده می شود. 2- طرف مقابل فرصت خواهد داشت که کاملا خود را معرفی کند یا وضعیت موجود را ارائه کند. 3- به گوینده این فرصت را می دهد که علل واقعی مشکل را طرح کند و برخی از راه حلها را مطرح سازد. 4- گوش دادن باعث می شود که گوینده وقت کافی برای طرح همه اطلاعات خود داشته باشد. و باید بدانید که: 1- یک شنونده فعال همواره تلاش می کند که از کلمات، حرکات دست یا بدن خود به نحوی استفاده کند که گوینده حس کند که شنونده به صحبتهای او علاقه مند است. 2- گاهی با کاربرد برخی کلمات در زمان مناسب احساس همدردی یا حمایت از خود نشان دهد. 3- به دلایل یا علل موضوع دقت بیشتری کند. 4- به گوینده کمک کند که بهتر خود را بیان کند. 5- پرسشهایی درباره راه حلهای احتمالی بپرسد. 6- و وقتی لازم است دیگران را به سکوت دعوت کند. و باید توجه داشته باشید که برای تبدیل شدن به یک شنونده فعال: 1- باید از مباحث پرخاش جویانه پرهیز کنید. 2- تحت هیچ شرایطی حرف طرف مقابل را قطع نکنید. 3- از قضاوت زود هنگام و پیش داوری پرهیز کنید. 4- بدون درخواست طرف مقابل، او را نصیحت نکنید. 5- ناگهان به نتیجه گیری نپردازید. 6- از تحت تاثیر قرار گرفتن بیش از حد به خاطر احساسات گوینده پرهیز کنید. |
|
امتیاز مقاله: 0.00 (0 رای) به این مقاله امتیاز دهید |
| بازگشت به شاخه | بازگشت به صفحه اصلی راهنما |